EXCEL 5.0

Возможности EXCEL очень высоки.Обработка текста,управление базами

данных-программа настолько мощна,что во многих случаях превосходт спе-

цализрованные программы-редакторы или программы баз данных.Такое мно-

гообразие функций может поначалу запутать,чем заставить применять на

практике. Но по мере пробритения опыта начинаешь по достоинству ценить

то,что границ возможностей EXCEL тяжело достичь.

За 14-летнюю историю табличных расчётов с применением персональ-

ных компьютеров требования пользоателей к подобным программам сущест-

венно изменились.В начале основной акцент в такой программе,как,напри-

мер,VisiCalc,ставился на счётные функции.Сегодня положение другое.Наря-

ду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое

изображение данных приобретают все возрастающее значение.Кроме то-

 

- 2 -

го,многообразие функций,предлагаемое такой расчетной и графической

программой,не должно осложнять работу пользователя.Программы для Win-

dows создают для этого идеальные предпосылки.

В последнее время многие как раз перешли на использование Win-

dows в качестве своей пользовательской среды.Как следствие,многие фир-

мы,создающие програмное обеспечение,начали предлагать большое колиест-

во программ под Windows.

Окно EXCEL.

Окно Excel содержит множество различных элементов.Некоторые из

них присущи всем программам в среде Windows,остальные есть только в

окне Excel.Вся рабочая область окна Excel занята чистым рабочим лис-

том(или таблицей),разделённым на отдельные ячейки.Столбцы озаглавлены

 

- 3 -

буквами,строки-цифрами.

Как и во многих других программах в среде Windows,вы можете

представить рабочий лист в виде отдельного окна со своим собственным

заголовком-это окно называется окном рабочей книги,так как в таком ок-

не можно обрабатывать несколько рабочих листов.

На одной рабочей странице в распоря жении будет 256 столбцов и

16384 строки.Строки пронумерованы от 1 до 16384,столбцы названы буква-

ми и комбинациями букв.После 26 букв алфавита колонки следуют комбина-

ции букв от АА,АВ ит.д.

Вокне Excel,как и в других программах под Windows,под заголовком

окна находится строка меню.Чуть ниже находятся панели инструментов

Стандартная и Форматирование.Кнопки на панели инструментов позволяют

быстро и легко вызывать многие функции Excel.

 

- 4 -

Оформление рабочих листов.

Выбор шрифта.

Изменить тип,размер шрифта или исполнение текста можно выделив

соответствующие ячейки и открыв меню Формат.Выбрав команду Ячейки в

меню Формат.После этого на экране появится диалог в котором будут ука-

заны различные шрифты.Можно выбрать любой шрифт из списка предложен-

ных.При выборе шрифта можно просматривать его начертание в окне при-

мер.Для выбора типа шрифта,его размера и стиля можно использовать поля

и кнопки,расположенные на панели инструментов.

Типы шрифтов.

 

- 5 -

В настоящее время для оформления таблиц и документов используется

большое количество шрифтов.Один из главнейших факторов,который необхо-

димо принимать во внимание,-это разборчивость текста,оформление тем

или иным шрифтом.

Стили.

Наряду с выбором типа шрифта и его размера можно выбрать стиль

шрифта:курсив,полужирный или с подчёркиванием.Используют эти стили

только для выделения важной инормации в тексте документов и таблиц.

Цвета и узоры.

В Excel можно выделить в таблице некоторые поля с помощью цвета и

узора фона,чтобы привлечь к ним внимание.Это выделение надо использо-

 

- 6 -

вать осторожно,чтобы не перегрузить таблицу.Выберите вкладку Вид в ди-

алоге Формат ячеек.Здесь для выделенных ячеек можно выбрать цвет зак-

раски с помощью политры.

Форматирование чисел.

Если нужно,чтобы записи превратились в удобный документ,следует

произвести форматирование чисел в ячейках.Проще всего форматируются

ячейки, куда заносятся денежные суммы.Для этого нужно выделить формати-

руемые ячейки.Затем выбрать команду меню Формат-Ячейки,а в появившемся

диалоге-вкладку Число.Выберается в группе слева строку Денежный.Справа

появится нескольковозможных вариантов форматов чисел.Формат числа оп-

ределяется видом цифрового шаблона,который может быть двух видов:Чтобы

лучьше понять их назначение,рассмотрим варианты форматирования числа

 

- 7 -

13.В первой колонке взяты шаблоны форматов, как в поле Коды формата.Во

второй колонке вы видите, как будет выглядить число в результате фор-

матирования.

Формат Результат

#.###,## 13

0.000,00 0.013,00

#.##0,00 13,00

Если в качестве цифрового шаблона используется ноль,то он сохра-

нится везде,где его не заменит значащая цифра.Значок номера(он изобра-

жен ввиде решетки) отсутствует на местах, где нет значащих цифр.Лучше

использовать цифровой шаблон ввиде нуля для цифр, стоящих после дися-

тичной запятой, а в других случаях использовать "решетку".Если вы опе-

рируете числами, где больше двух разрядов росле запятой и цифры в них

 

- 8 -

не равны нулю, то происходит округление в большую или меньшую сторо-

ну.Точно так же Excel округляет дробные числа, которые формотировали

как целые,т.е.без разрядов после запятой.Округляются, однако, только

числа, которые выводятся на экран, в расчетах используются точные зна-

чения.В поле Коды формата можно выбрать вариант задания сумм, которые

идут "в минус":наряду с обычным минусом их можно выводить красным,что

часто используется при оформлении бухгалтерской документацци.

Проверка орфографии.

В пакете Excel имеется программа проверки орфографии текстов,на-

ходящихся в ячейках рабочего листа, диаграммах или текстовых по-

лях.Чтобы запустить её нужно выделить ячейки или текстовые поля, в ко-

торых необходимо проверить орфографию.Если нужно проверить весь

 

- 9 -

текст,включая расположенные в нем объекты, выберите ячейку начиная с

которой Excel должен искать ошибки.Далее нужно выбрать команду Сер-

вис - Орфография. Потом Excel начнет проверять орфографию в тексте.

Можно начать проверку при помощи клавиши F7.Если программа обнаружит

ошибку или не найдет проверяемого слова в словаре,на экране появится

диалог Проверка Орфографии.

Операторы.

Все математические функчии описываются в программах с помощью

специальных символов,называемых операторами.Полный список операторов

дан в таблице.

Оператор Функция Пример

Арифметические операторы

 

- 10 -

+ сложение =A1+1

- вычитание =4-С4

* умножение =A3*X123

/ деление =D3/Q6

% процент =10%

Операторы связи

: диапазон =СУММ(A1:C10)

; объединение =СУММ(A1;A2;A6)

Текстовый оператор соединения

& соединение текстов

Текстовый оператор соединения преднозначен для того, чтобы при

создании образца документа не вносить,например,каждый раз вручную да-

 

- 11 -

ты-программа сама будет обращаться к ячейке, в которой проставили дату.

Перевычисление рабочих листов.

По умолчанию при вводе, редактировании формул или при заполнении

формулами ячеек все вычисления формул в рабочем листе происходят авто-

матически.Однако при сложных интеграционных расчетов это может занять

продолжительное время, поэтому можно отменить автоматическое вычисле-

ние.Для этого нужно выбрать команду меню Сервис-Параметры,далее в поя-

вившейся вкладке Вычисление выбрать опцию Вручную и установить перек-

лючатель Перевычислять перед сохранением.После этого все вычисления в

рабочем листе будут происходить только после нажатия клавиши Вычислить.

Функции Excel.

Функции призваны облегчить работу при создании и взаимодействии с

 

- 12 -

электронными таблицами.Простейшим примером выполнения расчетов являет-

ся операция сложения.Воспользуемся этой операции для демонстрации пре-

имуществ функций.Не используя систему функций нужно будет вводить в

формулу адрес каждой ячейки в отдельности, прибавляя к ним знак плюс

или минус.В результате формула будет выглядеть следующим образом:

=B1+B2+B3+C4+C5+D2

Заметно, что на написание такой формулы ушло много времени,поэто-

му кажется что проще эту формулу былобы легче посчитать вручную.Чтобы

быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь задейс-

твовать функцию суммы, нажав кнопку с изображением знака суммы или из

Мастера функций,можно и вручную впечатать имя функции после знака ра-

венства.После имени функций надо открыть скобку,введите адреса облас-

тей и закройте скобку.В результате формула будет выглядить следующим

 

- 13 -

образом:

=СУММ(B1:B3;C4:C5;D2)

Если сравнить запись формул, то видно, что двоеточием здесь обоз-

начается блок ячеек.Запятой разделяются оргументы функций.

Использование блоков ячеек, или областей, в качестве аргументов

для функций целесообразно, посколько оно, во первых, нагляднее, а во

вторых , при такой записи программе проще учитывать изменения на рабо-

чем листе.Например нужно подсчитать сумму чисел в ячейках с А1 по

А4.Это можно записать так:

=СУММ(А1;А2;А3;А4)

Или то же другим способом:

 

- 14 -

=СУММ(А1:А4)

Создание диаграм.

Работать с электронными таблицами само по себе большое удовольст-

вие, но если бы удалось превратить сухие столбцы чисел в наглядные ди-

аграммы и графики.Такую возможность дает Excel.В Excel есть два раз-

личных способа сохранения в памяти диаграм, составленных по вашим чис-

ловым данным: это, во-первых,"внедрённые" диаграммы и, во-вторых, "ди-

аграмные страницы".Внедрённые диаграммы представляют собой графики,на-

ложенные на рабочую страницу и сохраняемые в этом же файле; в диаграм-

ных страницах создаются новые графические файлы.Создать внедренную ди-

аграмму проще всего с помощью Мастера диаграм, составляющего часть па-

кета Excel.

Панель инструментов диаграмм.

 

- 15 -

Диаграммы можно создавать не только с помощью Мастера диаг-

рамм.Также это можно делать и другим способом -даже более быстро- с

помощью панели инструментов Диаграмма.Включить изображение этой панели

на экране модно с помощью меню Вид-Панели инструментов.

Пример:Введём любые данные на основе которых можно построить диаг-

рамму.Выделяем данные и нажимаем на панели инструментов кнопку с изоб-

ражением стрелки, направленной вниз, чтобы открыть список типов диаг-

рамм.Выбрав тип диаграммы и задав в рабочем листе прямоугольник необ-

ходимого размера, запускаем мастер диаграмм.

Если нужно создать диаграмму на отдельном листе, то надо выбрать

строку Диаграмма в поле Создать.После короткого диалога с Мастером ди-

аграмм будет создан отдельный рабочий лист.

 

- 16 -

Диаграммы-торты.

Обычно таким наглядным представлением данных пользуются, когда

надо показать составляющие доли в процентах от целого.Создать её на

экране можно, также как и диаграмму любого другого типа, с помощью

мастера диаграм.

Професиональное офомление.

Для оформления документов Excel предлагает кроме графиков и диаг-

рамм возможность создавать другиие графческие объекты, например вычер-

чивать на экране, а потом распечатывать прямоугольники, элипсы, прямые

и кривые линии, дуги и др.Можно также выполнить рисунки с помощью от-

дельных графических объектов, что никто небудет подозревать, что они

выполнены с помощью Excel, а не специально графического редактора.

 

- 17 -

Для создания рисунков предназначены кнопки, расположенные на па-

нели инструментов Рисование.Включить изображение этой панели на экране

можно с помощью кнопки которая находится на панели инструментов Стан-

дартная.

Обмен данными.

Во всех программах, написанных для операционной системы Windows,

пользователь может пользоваться ее буфером обмена(Clipboard),он предс-

тавляет особую область памяти, предстовляемой операционной средой в

распоряжение различных программ.Используя буфер, можно, работая напри-

мер в Excel, прерваться и практически мгновенно перейти в другую прог-

рамму, которую Windows держит для вас на готове.Причем независимо от

текущей программы переход осуществляется с помощью одной и той же ко-

 

- 18 -

манды.Для этого нужно выделить соответствующие ячейки.Занести данные в

буфер, используя для этого команду меню Правка-Копировать, либо комби-

нацию клавиш Ctrl+C.Теперь либо сам Excel, либо иная программа может

вынуть данные из буфера с помощью команды меню Правка-Вставить или од-

ной из двух комбинаций клавиш: Shift+Insert или Ctrl+V.

Текстовый редактор Word для Windows.

Из буфера обмена данные поступают в Word для Windows в виде таб-

лицы.Эта программа понимает все форматы Excel.Гарнитура и размеры

шрифта также сохраняются в неизменном виде.Используя меню обработки

таблиц текстового редактора можно обрабатывать в нем данные.

Экспорт.

Excel может хранить рабочие листы в памяти в различных форма-

 

- 19 -

тах.Чтобы задать свой формат, нужно выбрать команду меню Файл-Сохра-

нить как,где есть поле Тип файла.Там имеется список форматов, в кото-

рые Excel может преобразовать свои файлы.

 

- 20 -

 

- 21 -